HUISHOUDELIJK REGLEMENT


Zaalverhuur Tweebronnen
Onderstaand huishoudelijk reglement omschrijft het kader voor en de afspraken waaronder het zaalverhuur kan gebeuren.


Artikel 1 – Toepassing van het reglement
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing voor verantwoordelijken van evenementen, voorstellingen, vergaderingen, … georganiseerd in de zalen op de site Tweebronnen, en alle deelnemers hieraan.

Artikel 2 - Beschrijving
De site Tweebronnen is toegankelijk vanaf de Rijschoolstraat 4 of de Diestsestraat 49 te Leuven. Op 1/1/2019 zijn de stadsdiensten de Bib Leuven, 30CC en het Stadsarchief de hoofdbewoners. Daarnaast wordt café Van de Velde in concessie beheerd en huizen Kunst in Huis en Stad & architectuur eveneens op de site. Het zaalbeheer wordt opgenomen door de Bib Leuven, hierna genoemd als ‘de zaalbeheerder’.

Artikel 3 – Algemene bepalingen
3.1. De Site Tweebronnen is tijdens de reguliere openingsuren vrij toegankelijk voor iedereen. Iedereen die de publieke ruimte betreedt engageert zich om de geldende afspraken na te leven en respect te tonen voor anderen in het gebouw.
3.2. Het gebruik van de publieke ruimte, een zaal of de binnenkoer voor een activiteit op Tweebronnen impliceert eveneens een akkoord met de algemeen geldende afspraken en huisregels en rekening te houden met het literaire en culturele karakter van het gebouw.
3.4. Op de binnenkoer van Tweebronnen geldt er een parkeerverbod. Enkel met toelating van de zaalbeheerder kan er een uitzondering worden gemaakt voor de duur van het laden en/of lossen van materialen.
3.3. De algemene veiligheid in het gebouw moet steeds gegarandeerd kunnen worden. Evacuatie moet steeds mogelijk zijn door het vrijhouden van uitgangen en nooduitgangen, in alle lokalen geldt een strikt rookverbod, gebruik van brandbaar materiaal en versiering kan pas na afstemming met de zaalbeheerder, de maximumcapaciteit zoals benoemd in de zaalbeschrijving mag niet overschreden worden. Bij ongevallen door een overtreding van de veiligheidsvoorschriften is de gebruiker volledig aansprakelijk.
3.4. Lawaaioverlast moet worden vermeden, er rekening mee houdend dat enig rumoer voor publieke activiteiten onvermijdelijk is.

Artikel 4 – Aanvraagprocedure voor het huren van een zaal.
4.1. De aanvraag gebeurt door de verantwoordelijke van het evenement via het webformulier op leuven.bibliotheek.be/zaalverhuur.
4.2. De zaalbeheerder heeft het recht aanvragen te weigeren. Redenen hiervoor kunnen zijn: de zalen zijn niet beschikbaar op de gevraagde datum; de inhoud van wat georganiseerd is discriminerend, gewelddadig of onwettelijk; de aanvragen stroken niet met de visie van de stad Leuven of meer specifiek de (afdelingen van) directie Cultuur.

Artikel 5 – Toewijzing gebruik van de zaal of zalen.
5.1. Indien de gevraagde datum beschikbaar is, en de aanvraag wordt aanvaard, zal op basis van de doorgestuurde gegevens van de huurder een samenwerkingsovereenkomst worden opgesteld tussen de Bib Leuven als zaalbeheerder enerzijds, en de huurder anderzijds, met een beschrijving van alle aspecten verbonden aan het huren van de zaal en mogelijke bijkomende dienstverlening. Pas bij bevestiging van deze overeenkomst door beide partijen kan de vastlegging van de huur als zeker worden aanzien.
5.2. In onderlinge afstemming kan vooraf wel al een optie worden genomen op een zaal voor een specifieke datum. Dit kan in de periode tot 14 dagen voor de gevraagde datum en voor maximaal 3 werkdagen.

Artikel 6 – Tarief
6.1. Het retributiereglement op het gebruik van de culturele infrastructuur in Tweebronnen geldt zoals goedgekeurd op de gemeenteraad van december 2018.
6.2. Er is een basistarief per dagdeel. Een dagdeel omvat 4u. Een dagdeel dat gedeeltelijk of volledig na 19u valt wordt gezien als een avonddagdeel.

Artikel 7 – Wijziging afspraken na bevestiging datum.
7.1. Wijzigingen van operationele aard (tijdstip, techniek, aanvangs- en sluitingsuur, …) worden gemeld aan de zaalbeheerder (zaalverantwoordelijke en/of de technisch verantwoordelijke). Enkel na afstemming en goedkeuring van de wijziging door de zaalbeheerder (en indien nodig afstemming met andere betrokken bv. de conciërge), kan teruggevallen worden op de dienstverlening vanuit de zaalbeheerders.
Zonder afstemming en goedkeuring van de wijzigingen blijven de initieel gemaakte afspraken van kracht.
7.2. Annulatie door de huurder: Het retributiereglement op het gebruik van de culturele infrastructuur in Tweebronnen, geldt zoals goedgekeurd op de gemeenteraad van december 2018.
7.3. Annuleren door de zaalbeheerder gebeurt enkel in geval van overmacht. Er wordt mee gezocht naar een alternatief. De kosten voor de gevraagde zaalhuur in Tweebronnen vervallen.

Artikel 8 – Gebruik van de ruimtes
8.1. De zalen worden gebruikt conform de gemaakte afspraken in de samenwerkingsovereenkomst bijvoorbeeld qua start en eindtijd of gebruik apparatuur.
8.2. Sleutels worden opgehaald tijdens de openingsuren van de Bib en teruggebracht de eerste dag na het evenement dat de Bib open is. Afwijking hierop kan enkel na afstemming met de zaalbeheerder. Indien de sleutel niet wordt teruggebracht conform de afspraken wordt een extra kost van 200€ aangerekend.
8.3. De zalen, het meubilair en de techniek worden in goede staat aangeboden, eventuele gebreken worden vooraf vastgelegd. Bij het vaststellen van een afwijking hiervan moet dit direct gemeld worden aan de zaalbeheerder.
8.3. De zalen worden gebruikt volgens het goede huisvader-principe.
8.4. Onmiddellijk na de activiteit zorgt de huurder ervoor dat alles in de zalen terug wordt geplaatst zoals bij aanvang of zoals vooraf afgesproken. Indien zo afgesproken wordt ook geveegd of gepoetst. Afval wordt meegenomen, tenzij anders afgesproken.
8.5. Al het materiaal dat eigendom is van de huurder wordt onmiddellijk na de activiteit terug meegenomen tenzij anders afgesproken met de zaalbeheerder. De zaalbeheerder kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor materiaal dat wordt achtergelaten.
8.6. De contactpersoon vermeldt op de samenwerkingsovereenkomst is eindverantwoordelijke van het evenement en aanspreekpunt voor de Bib Leuven.

Artikel 9 – Verzekering
Elke huurder moet een verzekering ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ hebben afgesloten. De brandpolis van de stad Leuven voorziet ‘afstand van verhaal’ ten opzichte van de gebruiker. De gebruiker dient geen polis af te sluiten tot dekking van zijn huurdersaansprakelijkheid. Het staat de gebruiker vrij om eveneens een inboedelverzekering af te sluiten.

Artikel 10 – Betaling en waarborg
10.1. De facturatie van het overeengekomen huurgeld zal gebeuren door de Stad Leuven. Het retributiereglement op het gebruik van de culturele infrastructuur in Tweebronnen geldt zoals goedgekeurd op de gemeenteraad van december 2018.
10.2. Het aangaan van de huurovereenkomt wordt gezien als een schriftelijke waarborg. Voor het beschadigen van het gebouw, het verdwijnen van materialen of (losstaande) eigendommen van de Stad Leuven of schade aan materialen zal een herstelkost of vervangingskost worden aangerekend. Als een extra poetsbeurt nodig is, zullen de kosten hiervoor worden verhaald op de huurder. Deze sanctie en facturatie verloopt eveneens via de Stad Leuven.

Artikel 11 - Klachten
De zaalbeheerder streeft ernaar het zaalverhuur naar volle tevredenheid te laten verlopen. Zijn er nadien klachten over de dienstverlening dan kunnen deze binnen de 10 werkdagen na de huur bij de zaalbeheerder worden aangegeven. Een klacht kan niet gelden als directe reden om de betaling op te schorten of uit te stellen.